Postup vkládání je naprosto identický, jako v předchozích letech a v souladu se Všeobecnými pravidly jezdeckého sportu, odstavec N13 - Kalendář jezdeckých závodů, přidělování MČR a MZ a schvalování národních závodů.
Závody si do kalendáře mohou zadávat samotní pořadatelé, po schůzce s pořadateli a vyřešení konfliktů a OM následně dojde ke schválení závodů do kalendáře.
Výhodou tohoto plánování je především skutečnost, že budou vidět závody napříč celou ČJF, tedy budou včas vidět konflikty v termínech napříč oblastmi, což zejména u sousedních areálů může hrát významnou roli.
Podrobný návod je uveřejněný v JIS: Nápověda / Závody - Pořadatel závodu
Prosíme všechny pořadatele, aby se striktně drželi návodu a nezapomínali na jednotlivé kroky a zejména věnovali pozornost následujícím položkám:
- Názvu závodů - přečtěte si prosím pravidla pro tvoření názvu závodů
- Typu závodů
- Umístění areálu
- Zadání disciplín, typů soutěží a obtížností
- POZOR: Pokud nebudou zadány údaje na záložce “Disciplíny” závod nebude v kalendáři vůbec vidět!
- POZOR: Pro každý typ závodů s musí vložit samostatný řádek v záložce “Disciplíny” - tedy zda tam budou soutěže
- pro velké koně (jezdec i kůň musí mít licenci) = běžná
- pro pony = pony
- zda budou soutěže KMK = KMK
- zda budou na závodech i hobby = hobby (pokud mají být nějaké soutěže přístupné pro jezdce / koně bez licence)
- CO TYP TO NUTNOST NOVĚ STISKNOUT “+” na záložce “Disciplíny”
POZOR: Po uzavření kalendáře již nebude možné editovat ani obtížnosti ani typy. Pokud v závodech plánujete hobby, nebo pony soutěže, zadejte je tam, ušetříte si komplikace při zadávání soutěží před otevřením závodu k přihlašování.
Kalendář má v JIS nastavný tento životní cyklus (opakující s každý rok):
- do počátku září - sekretariát ČJF zapíše do kalendáře Mistrovství České Republiky a Mezinárodní závody pořádané na území ČR
- 1.10. a po zadání MČR a MZ - se otevře kalendář na následující sezónu pořadatelům závodů, kteří si sami zapíšou své závody do kalendáře v JIS. V kalendáři uvidí závody, které plánují i jiní pořadatelé napříč celou ČJF bez ohledu na oblasti a mohou tak ihned řešit kolize termínů.
- 30.11. - bude kalendář pro pořadatele uzavřený, v průběhu listopadu proběhnou na oblastech pravidelné schůzky pořadatelů k doladění kalendáře.
- od 1.12. do konce roku - závody budou postupně sekretářem oblasti v JIS zkontrolovány a označeny jako schválené. Ještě v průběhu prosince lze prostřednictvím oblastního sekretáře dělat drobné úpravy v závodech, poladit případné kolize termínů a upřesnit požadované obtížnosti. Již by nemělo docházet k zápisu nových závodů!!
- Mimo MČR a MZ schvaluje termínovou listinu závodů OV oblasti dle registrace pořadatelského subjektu a má plné právo závody zadané pořadatelem v JIS neschválit ze závažných důvodů - například kolize s termíny oblastního mistrovství či jiné, pro oblast nebo celorepublikově důležité závody, případně z důvodů nevyřízených pohledávek za pořadatelem.
- do 31.12. sekretáři oblastí označí závody schválené svými OV v JIS příznakem “Termín schválen ČJF”
- Jakákoli změna po 31.12. se již řídí úpravami závodů v aktuální sezóně a podléhá poplatku dle sazebníku ČJF.